MS Word के बारे में लगभग सभी जानते हैं क्योंकि MS Word के बहुत सारे उपयोगकर्ता और यह एक पोपुलर सॉफ्टवेयर हैं। आप इस पोस्ट को पढ़ रहे हैं इसका मतलब आप भी MS Word का उपयोग करते है। सिर्फ आप ही नहीं MS Word का इस्तेमाल दुनिया भर की ऑफिसो में किया जाता है। क्योंकि इसका इस्तेमाल करना बहुत ही आसान है।

लMS Word में टेक्स्ट को टाइप करने और सेटिंग करने में बहुत समय लग जाता है। इसको आसान बनाने के लिए में 15 ऐसे टिप्स बताने रहा हु, जिनका इस्तेमाल करके आप MS Word पर दुगुनी स्पीड से काम कर सकते है।

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MS Word में पैराग्राफ सेलेक्ट करना

जब भी हमें पैराग्राफ सेलेक्ट करना होता है, हम माउस के दाए बटन को दबा के माउस को पैराग्राफ पर drag करते है।

आपको एक आसान ट्रिक बताता हु। आपको जिस पैराग्राफ को सेलेक्ट करना है उस पैराग्राफ में कही पर भी माउस के राईट बटन से तीन बार क्लिक करे। इस से आपका पैराग्राफ सेलेक्ट हो जायेगा और माउस को उपर निचे drag करने का समय भी बचेगा।

सेन्टेंस (Sentence) को सेलेक्ट करना

पैराग्राफ को आसानी से सेलेक्ट करना सीख लिया तो सेन्टेंस को भी सेलेक्ट करना सीख ही लेते है। कीबोर्ड पर Ctrl नाम से एक बटन है, उस Ctrl बटन को दबाये रखे और सेन्टेंस के अंदर कही पर भी एक बार राईट क्लिक करने से सेन्टेंस सेलेक्ट हो जाता है।

अगर एक वर्ड सेलेक्ट करना हो तो उस वर्ड पर डबल क्लिक करो, वर्ड सेलेक्ट हो जायेगा।

MS Word में आयताकार सिलेक्शन करना

इसके बारे में तो काफी लोगो को या शायद आपको भी पता नहीं होगा, की आप MS Word के टेक्स्ट को आयत के आकार (Rectangle) में भी सेलेक्ट कर सकते हो।

क्या आप जैसे चित्र में दिख रहा है, वैसे सेलेक्ट कर सकते हो?

how to rectangular selection in ms word

कैसे करते है?

अपने कीबोर्ड के Alt बटन को दबाये रखे फिर माउस के लेफ्ट बटन को दबा के सेलेक्ट करे। इस टाइप के सिलेक्शन को आप एप्लीकेशन टाइप करते समय इस्तेमाल कर सकते है। एप्लीकेशन में सिग्नेचर सेक्शन को आप सेलेक्ट करके फॉण्ट, कलर या बोल्ड आदि कर सकते है।

MS Word के पेज में कही पर भी टाइप करे

स्कूल या कॉलेज में स्टूडेंट्स को को पढ़ाने के लिए वाइटबोर्ड का इस्तेमाल किया जाता है। हम MS Word को भी वाइटबोर्ड में कन्वर्ट कर सकते है।

MS Word के blank पेज को ओपन करके वाइटबोर्ड के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है। पेज में कही पर भी टाइप करने के लिए वहा पर माउस के लेफ्ट बटन से डबल बार क्लिक करे और लिखना स्टार्ट करे। बड़ी स्क्रीन के लिए आप प्रोजेक्टर का इस्तेमाल कर सकते है।

फॉण्ट साइज़ को manage करे

फॉण्ट को सेट करने के लिए हम टेक्स्ट को सेलेक्ट करते है, फिर फॉण्ट आप्शन पर क्लिक करते है और साइज़ को choose करते है। जब साइज़ फिट नहीं बैठती तो ये सब दोबारा या तीन बार भी करते है। इस प्रोसेस में भी थोडा टाइम लग ही जाता है।

तो कैसे करे?

आप टेक्स्ट सेलेक्ट करे जिस टेक्स्ट की साइज़ बदलनी है। अब कीबोर्ड के Ctrl और Shift बटन को दबाये रखे, अब साइज़ बढ़ाने के लिए > (Greater than) बटन दबाये। साइज़ कम करने के लिए < (Less than) बटन को दबाये। ये दोनों बटन आपको कीबोर्ड के M बटन के बाद मिलेंगे।
कीबोर्ड शॉर्टकट:
टेक्स्ट साइज बढ़ाने के लिए = Ctrl+Shift+>
टेक्स्ट साइज घटाने के लिए = Ctrl+Shift+<

क्षेतिज लाइन (Horizontal Line) खीचना

क्या आप भी horizontal लाइन खीचने के लिए लाइन के shape पर क्लिक करके लाइन draw करते है? कितना समय लगता होगा, पहले लाइन draw करो फिर चेक करो की लाइन सीधी है टेढ़ी-मेढ़ी है।

बिना समय गवाएं कैसे लाइन draw करे?

जहा पर आपको लाइन draw करनी है वहा पर तीन hyphen (-) टाइप करे और अंत में इंटर बटन को दबाये। आप लाइन को अलग-अलग स्टाइल में भी draw कर सकते हो।

अलग-अलग स्टाइल के लिए ये सिंबल, hyphen की जगह इस्तेमाल करे

बोल्ड लाइन के लिए = ( _ ) Underscore
सिंपल लाइन के लिए = ( – ) hyphen
डैश-डैश वाली लाइन के लिए = ( * ) asterisk/star
डबल लाइन के लिए = ( = ) equal

MS Word में तुरंत टेबल कैसे बनाये?

मैंने कई लोगो को देखा है जिनको MS Word का बेसिक नॉलेज तो है। उसके बावजूद भी उन्हें MS Word पर टेबल बनानी नहीं आती है। जिनको आती है वो Insert tab में जाके टेबल पर क्लिक करते है। फिर rows और column सेलेक्ट करते है, जितने उनको चाहिए। ऐसा करने से टेबल तो बन जाती है पर उसमे सारे कॉलम समान साइज के होते है। उनको आपको अपनी जरुरत के अनुसार बड़े/छोटे करने पड़ते है।

आसान तरीका क्या है ?

आप एक जगह प्लस को टाइप करे जहा से आपको टेबल का फर्स्ट कॉलम स्टार्ट करना है। फिर दूसरा प्लस टाइप करे जहा से दूसरा कॉलम स्टार्ट करना हो। ऐसे जब सारे कॉलम के लिए प्लस लग जाये तो एक प्लस और टाइप करे जहा तक आपको लास्ट कॉलम चाहिए। लास्ट प्लस के जस्ट बाद बिना स्पेस दिए Enter बटन दबाये, आपकी टेबल तैयार है।

ज्यादा अच्छे से समझने के लिए ये वीडियो देखे।

Advance MS Word Tips

टेबल पर काम करते समय row के लास्ट column में कुछ लिखने के बाद tab दबाये। ऐसा करने से नयी row बन जाएगी। यह तरीका समझने में कठिन लग रहा है , जब आप इसे करोगे तो आपको उतना ही आसान लगेगा। इतना आसान लगेगा की आप हमेशा इसी तरीके से टेबल बनाओगे।

सेंटेंस केस बदलें (CHANGE SENTENCE CASE)

पहले में ये बता देता हूँ की सेन्टेंस केस होते क्या है।

पहले में ये बता देता हूँ की केस क्या होते है।
Sentence case – पुरे सेन्टेंस में केवल सेन्टेंस के पहले शब्द का पहला अक्षर बड़ा (Capital letter) होगा बाकि सारे अक्षर छोटे (small letters) होते है।
lowercase – सारे अक्षर छोटे (small letters) होते है।
UPPERCASE – सारे अक्षर बड़े (Capital letter) होंगे।
Capitalize Each Word – सेंटेंस के प्रत्येक शब्द का पहला अक्षर बड़ा (Capital letter) होगा।
tOGGLE cASE – सेंटेंस के प्रत्येक शब्द का पहला अक्षर छोटा (small letters), और बाकि सब बड़े (Capital letter) होंगे।

जब हम टाइप करते है, तब हमें बार-बार Caps Lock ओन/ऑफ़ करना पड़ता है। अगर पहले से कुछ टाइप किया हुवा है और उसे किसी और केस में बदलना है तो या तो दोबारा टाइप करना पड़ता है या फिर सभी को सेलेक्ट करके होम टैब में जाकर के change case के आप्शन पर क्लिक करके case सेलेक्ट करना पड़ता है।

आसान तरीका क्या है?

lowercase, UPPERCASE और Capitalize Each Word ये तीनो केस ज्यादातर इस्तेमाल होते है। आप को जिस शब्द, सेन्टेंस या पैराग्राफ का case चेंज करना हो, उसे सेलेक्ट करे और Shift बटन के साथ F3 बटन दबाये। तीसरे case के लिए एक बार और दबाये।

लास्ट लोकेशन के बारे में जाने

आप MS Word पर एक लम्बे डॉक्यूमेंट पर काम कर रहे थे। आपने डॉक्यूमेंट सेव करके MS word को बंद कर दिया। दुसरे दिन अब आपको वही से काम स्टार्ट करना है जहा आपने कल छोड़ा था। लेकिन आपको पता नहीं की आपने कहा छोड़ा था और पता लगाने में काफी समय बर्बाद हो रहा है। कोई समस्या नहीं ये तरीका try कीजिये।

डॉक्यूमेंट के ओपन होते ही Shift बटन के साथ F5 दबाये।

एक्स्ट्रा जानकारी – अगर आप भूल गए है की आपने लास्ट डॉक्यूमेंट क्या नाम से सेव किया था। MS Word के logo के उपर क्लिक करे। Recent documents में जो सबसे उपर होगा उसे सबसे लास्ट में ओपन किया गया है। वही आपका डॉक्यूमेंट हो सकता है।

MS Word में यूनिकोड का उपयोग कैसे करें?

यूनिकोड के इस्तेमाल से पहले जानते है की यूनिकोड क्या होते है ?

यूनिकोड क्या होते है?

यूनिकोड अंतरराष्ट्रीय एन्कोडिंग मानक होते है जिनकी सहायता से हम किसी दूसरी भाषा या लिपि के करैक्टर/ symbol को किसी और भाषा में सम्मिलित कर पाते है । जैसे अंतर्राष्ट्रीय मुद्राओ के सिंबल हो गए, नेविगेशन के सिंबल, स्पेशल करैक्टर आदि।

अगर में आपसे कहू की डॉक्यूमेंट में right arrow टाइप करो या Indian Rupees का symbol टाइप करो। क्या आप कर पाओगे? आप कर पाओगे अगर आपको right arrow या Indian Rupees के सिंबल का यूनिकोड पता है। अभी आप Insert टैब में जाके सिंबल पर क्लिक करते हो और वहा सिंबल ढूंढते करते हो। जिसमे काफी सारा समय waste हो जाता है।

कैसे करे ?

जिन यूनिकोड की ज्यादा जरुरत पड़ती है उनके कोड याद रखे, कोड आपको गूगल में सर्च करने से मिल जायेंगे। इस्तेमाल करने के लिए कोड टाइप करे और कीबोर्ड के Alt बटन के साथ X बटन दबाये। (किबोर्ड शॉर्टकट = Alt+X)

जैसे अगर आपको Right Arrow टाइप करना है तो उसका कोड है 2192, ये कोड टाइप होते ही Alt+X दबाये।

तुरंत स्थानांतरण करे

आपने MS Word में cut, copy और paste के लिए शॉर्टकट Ctrl+X (Cut), Ctrl+C (Copy) और Ctrl+V (Paste) इस्तेमाल तो बहुत किया होगा। पर क्या आपको पता है इस से भी ज्यादा आसान एक keyboard शॉर्टकट है जिस से आप Cut और Paste कर सकते है।

आप किसी टेक्स्ट या फोटो को cut करने के लिए उसे सेलेक्ट कीजिये और कीबोर्ड का F2 बटन दबा दीजिये, अब जहा paste करना है वहा माउस का कर्सर रखिये और Enter बटन दबा दीजिये।

MS Word की टेबल में फ़ास्ट नंबर कैसे भरे?

अगर आपने MS Word की टेबल में काम किया है, तो आपको पता होगा की अधिकतर टेबल के पहले कॉलम में हम क्रम संख्या (Serial Number) लिखते है। आपको अगर 500 पंक्तियों (rows) वाली लम्बी टेबल बनाने को दी जाये तो उसमे नंबर भरने में आपको कितना समय लगेगा? बाद में अगर 99वी पंक्ति (row) को delete करना पड़ जाये तो क्या आप दुबारा उतनी ही मेहनत से नुम्बर टाइप करोगे।

में आपको ऐसा तरीका बताता हु, जिसे इस्तेमाल करने से आपके नंबर आटोमेटिक भर जायेंगे और अगर आप बीच में से कोई पंक्ति (row) delete भी करते है, तो नंबर अपने आप कम हो जायेगा आपको करने की जरुरत नहीं पड़ेगी। और अगर आप एक पंक्ति (row) बीच में कही जोड़ते हो तो उसमे भी नंबर अपने से टाइप हो जायेगा।

कैसे करना है?

सबसे पहले जिस कॉलम में आपको नंबर भरने है उस पुरे कॉलम को सेलेक्ट करो। सेलेक्ट करने के बाद उपर Home टैब में Number bullet पर क्लिक करो और देखो मैजिक। अब आप बीच में से कोई row डिलीट भी करते हो तो नंबर अपने से सेट हो जायेगा।

दो लाइनों के बीच के स्पेस को कैसे manage करे?

कभी-कभी पेज सेटिंग के दौरान, लाइनों के बीच के स्पेस (जगह) को हमें कम ज्यादा करने की जरुरत पड़ती है। अगर आप सोच रहे ये तो Enter बटन दबाने से ज्यादा, और बैकस्पेस बटन से कम हो जाता है ऐसा करने स्पेस कम-ज्यादा तो हो जाता है, पर जितनी अपने फॉण्ट साइज़ सेलेक्ट कर रखी है उतना स्पेस बढेगा-घटेगा।

इसलिए या तो आपको बार-बार लाइन स्पेस की सेटिंग में जाके स्पेस manage करना पड़ेगा या फॉण्ट साइज़ change करना पड़ेगा।

आसान तरीका क्या है ?

आपको दो लाइनों के बीच के खाली स्पेस में एक बार क्लिक करना है, फिर अगर आपको स्पेस कम करना हो Ctrl बटन के साथ { बटन दबाना है और अगर लाइन का स्पेस बढ़ाना हो Ctrl के साथ } दबाना है। इसी ट्रिक से आप टेक्स्ट की साइज़ को छोटा या बड़ा कर सकते हो। लाइन का स्पेस manage करने के लिए आप Ctrl+< और ctrl +> का इस्तेमाल भी कर सकते हो।

Ctrl+{ या Ctrl+< = लाइन के बीच के स्पेस को छोटा करे या फॉण्ट साइज़ को छोटा करे।

Ctrl+} या Ctrl+> = लाइन के बीच के स्पेस को बड़ा करे या फॉण्ट साइज़ को बड़ा करे।

MS Word में Typing Mistakes

कभी-कभी फ़ास्ट टाइपिंग करते समय हमसे टाइपिंग मिस्टेक या स्पेल्लिंग मिस्टेक हो जाती है, और पूरा शब्द डिलीट करके दुबारा लिखना पड़ता है। उस शब्द के अन्दर जितने अक्षर होते है, उतनी ही बार बैकस्पेस दबाना पड़ता है। केसा होगा अगर एक बार बटन दबाने से पूरा वर्ड एक बार में ही डिलीट हो जाये और एक-एक अक्षर को डिलीट करने में समय न गंवाना पड़े।

कैसे करे ?

शब्द के अक्षर डिलीट करने के लिए जहा आप बैकस्पेस बटन दबाने वाले हो, वहा पर Ctrl बटन के साथ बैकस्पेस बटन दबाने से पूरा वर्ड डिलीट हो जाता है। ये छोटा सा ट्रिक है पर समय बचाने में आपकी काफी मदद करता है। जब आप इसे इस्तेमाल करोगे तो एहसास होगा की कितना मददगार है।

Spike: दुगुना, तिगुना या चारगुना cut करे और एक ही बार में paste करे।

बहुत ही कम लोगो को ये ट्रिक पता होगी, आप MS Word में एक बार में कई टेक्स्ट या फोटो को cut कर सकते है वो भी अलग अलग जगह से। cut करने के बाद एक ही बार में एक साथ सभी cut किये गए कंटेंट को paste कर सकते है।

कैसे करते है ?

ये बहुत ही आसान है, जिस टेक्स्ट या फोटो को आपको cut करना है उसे सेलेक्ट करो और cut करने के लिए Ctrl बटन के साथ कीबोर्ड का F3 बटन दबाये। फिर दुसरे टेक्स्ट या फोटो को सेलेक्ट करे और उसे भी ऐसे ही cut करे। इसी तरीके को बार-बार दोहराए। अब उन्हें पेस्ट करना है, जहा पेस्ट करना है वहा सिंगल क्लिक करे और Ctrl बटन और Shift बटन के साथ F3 बटन दबाये पेस्ट हो जायेगा। अच्छे से समझने के लिए विडियो देखे।

आशा है की ये ट्रिक्स आपको अच्छे लगे होंगे, में और भी आगे ऐसे ही टिप्स लाते रहूँगा। अपने question आप कमेंट में पूछ सकते है। इस पोस्ट को अपने फेसबुक या Whatsapp ग्रुप पर शेयर जरुर करे।